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Adjoint·e administratif·ve

Festival d'été de Québec, 150-683 rue Saint-Joseph Est, Québec, Québec, Canada Numéro de demande 212
24 août 2022

Adjoint·e administratif·ve
 
Le titulaire de ce poste a comme principales responsabilités la coordination des projets et des suivis relatifs aux mandats du Vice-Président contenu et direction artistique et de son département. Il est également en interaction régulière avec différents collaborateurs internes et externes. Par son excellent sens de l’organisation, sa curiosité, sa capacité de recherche et de synthèse, il contribue à la réussite de nos événements phares tels que le Festival d’été de Québec, Toboggan – soirées Nouvel an, Saint-Roch XP ainsi que la salle de spectacles Impérial Bell!  

 

Principales responsabilités :

  • Préparer les documents (ordre du jour, suivis, etc.) et faire la recherche nécessaire à la tenue de diverses rencontres stratégiques; 
  • Coordonner la préparation et la révision des présentations et documents destinés aux collaborateurs, aux fournisseurs pour les différents projets; 
  • Assurer un court délai de réponse à l’interne en échangeant quotidiennement avec le directeur pour traiter les demandes sur les projets le concernant; 
  • Assurer, au besoin, divers suivis logistiques tels que la réservation d’hébergements et la coordination de transports; 
  • Assurer, au besoin, un suivi au niveau des contrats liés à la programmation; 
  • Effectuer diverses tâches administratives telles que : 
    • La gestion de l’agenda et des déplacements du VP; 
    • Le suivi de l’échéancier des événements; 
    • La préparation des comptes de dépenses du VP; 
    • La rédaction, la révision et la mise en page de documents; 
    • La rédaction d’invitations et le partage d’informations pertinentes; 
  • Faire de la veille sur plusieurs projets impliquant le département (lire les communications, résumer les points saillants, transférer et partager les dossiers avec les intervenants internes concernés). 

Profil recherché :

  • Rigueur, minutie et souci du détail; 
  • Grand sens de l’organisation et des priorités; 
  • Proactivité; 
  • Capacité à anticiper les besoins, à planifier et à prendre des initiatives; 
  • Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et performant; 
  • Capacité à travailler sous pression; 
  • Intérêt marqué pour le domaine (artistique, musical, événementiel); 
  • Disponibilité et flexibilité par rapport aux horaires; 
  • Respect de la confidentialité. 

Exigences :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, ou l’équivalent; 
  • Minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un rôle similaire; 
  • Excellente maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit ; 
  • Connaissance et maîtrise de la suite Office; 
  • Connaissance et maîtrise de différents outils de présentation tels que Keynote, un atout; 
  • Expérience dans le milieu culturel et artistique, un atout. 

Avantages offerts :

  • Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine (grande flexibilité demandée lors des événements); 
  • Salaire annuel compétitif et à discuter selon l’expérience; 
  • Assurance collective et régime de retraite; 
  • Banque de congés personnels, en plus des vacances; 
  • Cellulaire payé par l’employeur; 
  • Politique de télétravail : 3 jours en télétravail, 2 jours au bureau (exception lors des événements, présence terrain obligatoire); 
  • Stationnement au centre-ville payé à 50%. 
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  • Festival d'été de Québec, 150-683 rue Saint-Joseph Est, Québec, Québec, Canada